Checklista vid kontorsflytt

 

Checklista vid kontorsflytt

Planeringsfas (3-6 månader före flytt)

  • ☐ Bestäm flyttdatum
  • ☐ Utse en intern projektledare
  • ☐ Informera personalen och involvera dem tidigt
  • ☐ Gör en inventering av nuvarande inventarier och utrustning
  • ☐ Säga upp nuvarande hyresavtal (enligt uppsägningstid)
  • ☐ Boka flyttfirma och/eller it-flyttspecialist
  • ☐ Ta kontakt med nuvarande och nya fastighetsägaren för praktiska detaljer (t.ex. nycklar, larm, inpassering)
  • ☐ Se över försäkringar och behov av flyttskydd

Förberedelser (1-2 månader före flytt)

  • ☐ Planera nya kontorsytan – möblering, teknik, skyltar
  • ☐ Beställ ev. nya möbler och utrustning
  • ☐ Meddela adressändring till: Skatteverket, Posten, kunder, leverantörer etc.
  • ☐ Uppdatera adress på hemsida, Google, e-postsignaturer, sociala medier
  • ☐ Teckna/avsluta avtal för el, bredband, telefoni, kaffe, vaktmästeri mm.
  • ☐ Märk upp möbler och lådor (vem ska ha vad och vart?)
  • ☐ Säkerställ att IT och telefoni fungerar i nya lokalen (gärna test innan flytt)
  • ☐ Skicka ut praktisk info till personalen om flyttdag och nya rutiner

Flyttdagen

  • ☐ Närvaro av ansvarig projektledare på plats
  • ☐ Koordinera flyttfirman och andra leverantörer
  • ☐ Kontrollera att allt packas och transporteras säkert
  • ☐ Städning av gamla lokaler (boka flyttstäd i förväg)
  • ☐ Ta emot nycklar, passerkort och larmkoder till nya lokalen
  • ☐ Genomför snabb säkerhetsrond i nya lokalen

Efter flytten

  • ☐ Packa upp och ställ i ordning kontoret
  • ☐ Kontrollera att all teknik fungerar
  • ☐ Gå igenom checklistan och se att inget saknas
  • ☐ Ordna invigningsfika eller inflyttningsfest!
  • ☐ Följ upp med personalen – vad funkar, vad behöver justeras?